Email etiquette: 15 essentiele tips vanonder het stof gehaald

Afgelopen weekend was ik aanwezig op een districtsvormingsdag van JCI (Junior Chamber International) en hoewel de bewuste training die ik volgde handelde over planning en time management, werd ik door een opmerking van een mede-cursist geïnspireerd om de email etiquette nog eens op te frissen. De man in kwestie vertelde dat hij geregeld afgeleid geraakt door emails die hem van zijn planning houden en voegde eraan toe dat mensen alsmaar meer verwachten dat je onmiddellijk alles laat vallen en direct reageert als ze je een email sturen.

Waarschijnlijk is email, en de daarmee gepaard gaande pseudo-anonimiteit, ondertussen zo ingeburgerd dat we niet meer nadenken vooraleer we een zoveelste warrige, opdringerige, onleesbare, brutale of simpelweg onnodige mail versturen. Mensen vergeten vaak dat email naast een communicatiewijze ook een imago-instrument is. Daarom blaas ik met veel plezier het stof van de aloude emailregels en zet ik zelf een reeks met de belangrijkste etiquette-tips online voor u:

1. Zorg dat uw mailbericht een duidelijk onderwerp heeft. Zowel bij het lezen als klasseren van mails is er niets ergerlijks dan mails zonder subject of met “RE: project” als onderwep
2. Lees emails na op spelling- en grammaticafouten. Berichten die wemelen van dt-fouten of onbegrijpbare zinsconstructies staan niet alleen belachelijk, u zou wel eens de reputatie van domoor kunnen krijgen.
3. Als u zakelijke berichten verstuurt, doe dat dan vanop een emailadres dat bij uw onderneming of product hoort. Niets staat amateuristischer als een zakelijk voorstel versturen vanop een hotmail- of telenet-adres.
4. Op tijd een beleefd antwoord sturen is essentieel. Opgelet: dit wil vooral zeggen dat u binnen de 24 uur IETS van u laat horen, al is het maar dat u het zal bekijken en over enkele dagen contact opneemt. Uw correspondenten mogen van u niet verwachten dat u ogenblikkelijk een reply van 4 bladzijden uit uw mouw kan schudden. Kan u dat toch, antwoordt dan alsnog niet te vlug zodat u ook weer niet te wanhopig lijkt.
5. Vermijd het gebruik van storende grafische elementen zoals daar zijn: foeilelijke fonts, overdadige kleuren, backgrounds die uw tekste onleesbaar maken, smilies, clipart of een combinatie hiervan.
6. Verstuur geen mails wanneer u emotioneel beïnvloed wordt door woede, verdriet, enz. De kans bestaat dat u in een impuls een bericht verzendt waarvan u later spijt krijgt. In geval van twijfel laat u uw email een nachtje in de “drafts-map” staan en herleest/herwerkt u hem de dag erop als de gemoederen bedaard zijn.
7. Ik weet niet wat u ervan denkt, maar een mail is zoals elke andere tekst: informatie die wordt opgemaakt met hoofd- en kleine letters, leestekens en in een leesbare lettergrootte. (EEN zin Als deze leest, nu eenmaal niet zo Lekker)
8. Elke Outlook-gebruiker kent het rode uitroeptekentje dat duidt op de hoogdringendheid van emails. Vaak zijn deze mails niet zo dringend als men laat uitschijnen en het overmatig gebruik van deze optie zorgt ervoor dat de priority op termijn al zijn impact verliest. Gebruiken met mate, alleen als het echt nodig is en vooral niet bij elke mail.
9. Een email is een stuk tekst zoals een brief, zorg dus ook voor een gepaste structuur. Elk schrijven heeft een begin, een midden en een einde. Zorg voor een aanspreektitel, een beknopte inhoud en een beleefde groet op het einde.
10. Voorzie uw contactgegevens (bv. in een handtekening) zodat men u makkelijk kan bereiken via email, maar ook via alternatieve weg zoals per telefoon, internet of reguliere post.
11. Attachments of bijlagen verzendt u alleen als dat nodig is, niet om extra rommel mee te sturen die u in uw mail niet meer kwijt kon. Deze onnodige kilo- of zelfs megabytes belasten uw netwerk, dat van uw correspondent én veroorzaakt een lange downloadtijd.
12. ALS U UW ZINNEN IN HOOFDLETTERS SCHRIJFT lijkt het alsof u aan het schreeuwen bent. Meer info bij puntje zeven.
13. Ken het verschil tussen CC en BCC: een correspondent in CC zetten betekent dat iedereen kan zien welke mensen uw mail ontvangen, BCC maakt bepaalde ontvangers onzichtbaar. In dezelfde regio: denk na voor je “reply to all” klikt, niet iedereen heeft noodzakelijk een boodschap aan al uw opmerkingen.
14. Om digitale ontvangst- en leesbevestigingen vragen lijkt alsof u de ontvanger niet vertrouwt. Ik blokkeer deze vragen, en met mij honderden andere correspondenten.
15. Stuur nooit (en ik bedoel echt onder geen enkel beding) kettingbrieven, zogezegde viruswaarschuwingen en andere hoax-berichten door. De inhoud hiervan is hoedanook irrelevant of storend en bovendien staat u gegarandeerd voor paal.